BerichtsheftKI

Warum ein digitales Berichtsheft?

Wer in Deutschland eine duale Ausbildung macht, muss einen Ausbildungsnachweis führen, im Alltag meist Berichtsheft genannt. Er dokumentiert Woche für Woche, was im Betrieb und in der Berufsschule passiert ist, und wird von der IHK oder der Handwerkskammer verlangt. Ohne ihn gibt es keine Zulassung zur Abschlussprüfung, das regelt § 43 des Berufsbildungsgesetzes.

In der Praxis ist das Berichtsheft die Aufgabe, die fast alle Azubis vor sich herschieben. Nach einer langen Arbeitswoche fehlt die Lust, die richtigen Formulierungen fallen einem nicht ein, und am Ende stapeln sich Wochen oder sogar Monate, die kurz vor der Prüfung nachgeschrieben werden müssen. Genau dort setzt BerichtsheftKI an: Das Berichtsheft schreiben soll so wenig Aufwand machen wie eine Sprachnachricht an Freunde.

So funktioniert das Berichtsheft mit KI

Der Ablauf ist bewusst kurz. Aus vier Schritten wird ein fertiger Wochenbericht, der sich ausdrucken und unterschreiben lässt.

1. Beruf einmal festlegen: Die App kennt über 350 Ausbildungsberufe aus Industrie, Handel und Handwerk. Die KI schreibt passend zum offiziellen Ausbildungsrahmenplan des Berufs und in dessen Fachsprache.
2. Woche einsprechen: 45 Sekunden reichen, um zu erzählen, was diese Woche los war. Wer mehr zu sagen hat, kann bis zu zwei Minuten aufnehmen.
3. Bericht schreiben lassen: Aus der Aufnahme wird ein sauber formulierter Bericht, gegliedert und in einem Ton, den Ausbilderinnen und Ausbilder erwarten.
4. Prüfen und exportieren: Den Text anpassen, als PDF exportieren, ausdrucken oder weitergeben. Fertig.

Der Unterschied zu einer allgemeinen KI im Chatfenster: BerichtsheftKI weiß, welche Inhalte im jeweiligen Beruf gefordert sind, kennt die üblichen Formate und muss nicht bei jedem Bericht neu erklärt bekommen, worum es geht.

Drei IHK-konforme Vorlagen für das Berichtsheft

Ausbildungsbetriebe und Kammern akzeptieren unterschiedliche Formen. Deshalb exportiert die App drei Vorlagen, angelehnt an die BIBB-Muster 2a, 2b und 3b:

Die PDFs gibt es in Druckschrift oder in einer handschriftlich wirkenden Schrift, auf Wunsch mit dem Namen des Ausbildungsbetriebs im Kopf. Welche Vorlage verpflichtend ist, legt der Betrieb oder die zuständige Kammer fest. Im Zweifel lohnt sich eine kurze Nachfrage bei der Ausbilderin oder dem Ausbilder.

Mehr als Schreiben: Funktionen für den Ausbildungsalltag

Ein gutes digitales Berichtsheft hilft nicht nur beim Formulieren, sondern auch dabei, gar nicht erst in Rückstand zu geraten.

• Express-Modus: Wer Wochen oder Jahre hinterherhängt, erzeugt alle fehlenden Wochenberichte für einen Zeitraum und eine Abteilung in einem Durchgang.
• Import alter Berichte: Bereits geschriebene Berichte lassen sich per Foto oder PDF einlesen und digitalisieren.
• Streaks, Erinnerungen und Prüfungs-Countdown: Konfigurierbare Push-Erinnerungen und ein Zähler bis zur Prüfung halten die Routine am Laufen.
• Schnellaktionen: Krank, Urlaub oder Feiertag? Ein Tipp, und die Woche ist erledigt.

Datenschutz: Was mit der Sprachaufnahme passiert

Gerade bei einer App für junge Menschen im Betrieb ist Datenschutz kein Randthema. Die Sprachaufnahme wird nach der Verarbeitung sofort gelöscht, gespeichert wird nur der fertige Text. Alle KI-Funktionen setzen eine Anmeldung voraus, und in der Datenbank sind die Daten über Row Level Security pro Nutzer getrennt. Details stehen in der Datenschutzerklärung von BerichtsheftKI.

Plattformen und Kosten

BerichtsheftKI gibt es als App für iPhone und Android sowie als Web-App im Browser. Die erste iOS-Version ist seit April 2026 im App Store.

Die ersten sechs Berichte sind kostenlos. Danach gibt es ein Monats- oder Jahresabo, jeweils mit einer kostenlosen Testwoche, oder den Express-Modus als Einmalkauf. Die aktuellen Preise stehen direkt in der App.

Wie ich die App gebaut habe

BerichtsheftKI ist ein Soloprojekt: Konzept, Design, Entwicklung, Veröffentlichung in den Stores und der laufende Betrieb liegen bei mir. Herausgeber in den Stores ist die BLUNATECH GmbH.

App

Die App ist mit Flutter gebaut, also mit einer Codebasis für iOS und Android. Der Zustand der App wird mit Riverpod verwaltet, die Navigation mit go_router. Die PDF-Vorlagen entstehen direkt auf dem Gerät, dadurch funktioniert der Export schnell und unabhängig vom Server.

Backend und KI

Im Hintergrund arbeitet Supabase: eine Postgres-Datenbank mit Row Level Security, die Anmeldung per E-Mail-Link und Edge Functions für alle Aufrufe, die nicht im Gerät passieren dürfen. Die Sprache wird zuerst von einem spezialisierten Spracherkennungsdienst in Text umgewandelt. Anschließend formuliert ein schnelles Sprachmodell den Bericht, angebunden über OpenRouter, was Modellwechsel und eine saubere Kostenkontrolle pro Anfrage ermöglicht.

Zahlungen, Web und Betrieb

Käufe und Abos laufen über Apple und Google, verwaltet mit RevenueCat. Die Web-App ist mit Next.js gebaut, die Website mit Astro. Fehler und Nutzung beobachte ich mit Sentry und PostHog, Releases für beide Stores automatisiere ich mit fastlane.

Was ich beim Bauen gelernt habe

Sprache schlägt Formulare. Ein leeres Textfeld ist die größte Hürde beim Berichtsheft. Eine Aufnahme von 45 Sekunden ist dagegen schnell gemacht, auch in der Bahn nach Feierabend. Deshalb ist die App konsequent um die Spracheingabe herum gebaut.

Ein Statuscode 200 heißt nicht, dass die Antwort stimmt. Modelle mit Denkphase können ihr Token-Budget komplett fürs Nachdenken verbrauchen und liefern dann trotz erfolgreicher Anfrage keinen brauchbaren Text. Die Lehre: Das Budget muss für Denken und Antwort reichen, und die Modellwahl gehört regelmäßig auf den Prüfstand.

Berechtigungen haben mehrere Dimensionen. Testwoche, Abo und Einmalkauf können gleichzeitig bestehen. Ein einzelner Datensatz pro Nutzer bildet das nicht sauber ab. Heute wird der Zugang pro Funktion getrennt ausgewertet, und jeder KI-Endpunkt prüft die Anmeldung.

BerichtsheftKI ausprobieren

Alle Infos, Anleitungen und Support gibt es auf berichtsheftki.de. Du bildest aus oder betreust Azubis und hast Feedback zur App? Schreib mir an kontakt@bitzer-fabian.de.